Как правильно визировать входящие документы


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?

Если Вы не смогли найти ответ на Ваш вопрос на страницах - просто задайте его.
Это быстро и абсолютно бесплатно!


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Активировать демодоступ. Как исключить ошибки при составлении и утверждении документации? Как убедиться, что служебный документ соответствует потребностям компании и не противоречит локальным актам? Получить визу согласования от всех заинтересованных должностных лиц. Составление служебной документации, как правило, начинается с разработки проекта. Ответственное должностное лицо оформляет черновой вариант официального документа, чтобы впоследствии иметь возможность доработать его в соответствии с потребностями организации.

Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью далее - ТОО , поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере. С самого начала функционирования ТОО возникает необходимость подготовки, получения, рассмотрения, отправки, контроля и хранения огромного потока организационно-распорядительных, финансовых и прочих деловых документов.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая г.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Виза согласования

Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью далее - ТОО , поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере. С самого начала функционирования ТОО возникает необходимость подготовки, получения, рассмотрения, отправки, контроля и хранения огромного потока организационно-распорядительных, финансовых и прочих деловых документов.

И там, где руководитель ТОО этому документарному потоку по каким-либо причинам не уделяет должного внимания, он начинает в нем тонуть. В итоге его деловые партнеры, не получив в назначенное время ожидаемые документы, начинают нервничать, а он сам пытается вспомнить, когда и кому эти документы были отданы на исполнение. Чтобы не оказаться в подобной ситуации, руководитель ТОО должен в первую очередь организовать четко работающую систему делопроизводства.

Для начала уточним основные понятия. Документы, которые должны быть в каждом ТОО, условно можно разделить на следующие группы:. Учредительные и правоустанавливающие документы:. Организационные документы:. Документы управленческой деятельности:. Финансовая и отчетная документация бухгалтерии. Переписка с государственными органами и негосударственными структурами по вопросам деятельности ТОО.

Кадровые документы:. Документы по договорной работе:. Документы по планированию производственно-хозяйственной деятельности:. Документы проверок деятельности ТОО государственными надзорными и контрольными органами и переписка по этим вопросам. Справочно - информационные документы.

Приведенная систематизация документов безусловно, она в каждом отдельном случае может быть скорректирована учетом особенностей уставной деятельности ТОО должна быть оформлена приказом руководителя ТОО виде номенклатуры дел с присвоением каждому из них учетного индексационного номера и указанием конкретных лиц, ответственных за их правильное ведение.

При формировании номенклатуры дел руководителю ТОО необходимо учитывать, что она должна отвечать следующим требованиям:. Как правило, первые номера присваиваются номенклатурным делам, содержащим учредительные и правоустанавливающие документы, и далее в соответствии с их классификацией;. Номенклатурные дела с даты их заведения и до передачи в архив или уничтожения хранятся в структурных подразделениях ТОО у исполнителей ответственных лиц или в канцелярии.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. Такое изъятие может быть произведено только по требованию судебных и следственных органов. При этом в деле должны остаться их заверенные копии и акт о причинах изъятия. Вынос номенклатурных дел из здания ТОО разрешается только первым руководителем в исключительных случаях.

Для ведения делопроизводства руководитель ТОО, в зависимости от объема документооборота, создает канцелярию или назначает делопроизводителя, основными. После создания канцелярии службы делопроизводства и разработки соответствующего положения, содержащего исчерпывающий перечень ее прав и обязанностей, необходимо подготовить и приказами первого руководителя ТОО утвердить:. Распределение должностных обязанностей полномочий среди руководителей фирмы.

Положения о структурных подразделениях, филиале и представительстве ТОО и должностные инструкции обязанности его сотрудников.

Инструкцию по ведению документооборота Порядок подготовки и прохождения документов в ТОО. Порядок подготовки, заключения хозяйственных договоров и контроля за их исполнением. Правила трудового распорядка Режим рабочего времени в ТОО.

Положение об оплате труда и премировании, а также выдачи денежных ссуд и пособий. Правила об охране труда, технике безопасности и производственной санитарии. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Документация любого ТОО содержит много конфиденциальной информации и поэтому к вопросам ее правильного оборота и хранения следует относиться серьезно. Как уже было отмечено, деятельность любого ТОО начинается с создания документов учредительного договора, устава , получения документов свидетельства о государственной регистрации, статистической карточки и т.

Документооборотом признается движение в офисе компании всех видов документов с момента их создания внутри компании или получения от государственных органов, деловых партнеров и т. Практика показала, что рациональная организация документооборота способствует оперативности прохождения, обработки и сохранности документов, равномерной загрузке сотрудников компании и качественному использованию документированной информации в целях эффективной предпринимательской деятельности.

Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени, обычно за год. Документом признается любой материальный носитель информации лист бумаги, дискета, кассета и пр.

Для ведения документооборота делопроизводства необходимо образовать специальную структуру канцелярию или выделить специального сотрудника делопроизводителя.

При решении этого вопроса следует, исходя из возможностей оснащения компании компьютерами, множительной и другой оргтехникой, а также целесообразности использования рабочего времени и интеллектуальных способностей сотрудников на технические машинописные операции, определить:. Второй вариант неудобен тем, что этот листок может потеряться случайно или умышленно уничтожен исполнителем и тогда о содержании резолюции можно будет лишь гадать.

Конкретные ответы на вышеперечисленные и другие вопросы, непосредственно. В качестве методических рекомендаций рассмотрим два наиболее важных этапа документооборота:. Прием и рассмотрение поступающей документации. Подготовка и отправка исходящей документации. Вся документация, поступающая в компанию по почте в том числе и по электронной , факсу или через посыльных или посетителей, обязательно должна регистрироваться в канцелярии под эти термином в дальнейшем тексте подразумевается и делопроизводитель, и любой другой сотрудник компании, ответственный за ведение делопроизводства в специальном журнале входящей корреспонденции с указанием даты поступления и способа доставки.

Безусловно, что не требуют регистрации поздравительные письма, открытки, приветственные адреса и т. При регистрации в журнале необходимо указывать краткое содержание документа, количество в нем страниц и приложений в наличии последних надо всегда убеждаться, ибо нередко они отсутствуют, хотя и указаны в тексте основного документа. На этом этапе также проверяется правильность доставки документа иногда документ по ошибке отправителя или почты приходит не по адресу , целостность вложений.

Конверты, в которых находились документы, сохраняют и присоединяют к документам в случаях, когда:. Кстати, канцелярия должна получить от руководителя компании четкую письменную установку о порядке рассмотрения и регистрации таких писем, поступающих на имя его и сотрудников компании.

Факт поступления документа в канцелярию компании фиксируется проставлением на нем специального регистрационного штампа. После регистрации в канцелярии документы должны направляться для рассмотрения руководителям компании, в структурные подразделения или для сведения конкретным сотрудникам. Правильной организация процесса документооборота считается тогда, когда поступивший в компанию документ проходит положенный ему путь кратчайшим маршрутом, то есть через наименьшее количество инстанций, в оптимально короткий срок и с однократным пребыванием в каждой инстанции.

Тем самым руководитель компании освобождается от необходимости решения мелких вопросов и сохраняет свое время для рассмотрения наиболее важных документов. Поступившие в компанию документы должны рассматриваться, как правило, в день поступления и без волокиты. Рассмотрев документ, руководитель обязательно должен учинить на нем конкретную резолюцию.

В резолюции надо указать фамилию конкретного сотрудника, кому документ направляется для сведения, контроля или исполнения, четко изложить указание по исполнению и срок исполнения. При необходимости канцелярии или штабному работнику дается поручение взять исполнение документа на особый контроль.

Если исполнение документа поручается нескольким сотрудникам, фамилия ответственного за исполнение всего документа сотрудника указывается первой. Резолюцию следует писать на первом листе самого документа, за исключением тех случаев, когда документ представляется лишь для ознакомления и должен быть возвращен в приславшую его организацию.

В таких случаях резолюция наносится на прикрепляемых к документам специальным листкам. После рассмотрения документов руководителями компании они возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии переносит содержание резолюции в журнал регистрации или регистрационную карточку и вручает документ под роспись исполнителю или помещает в номенклатурное дело для хранения.

Исполнение поступившего от руководителя документа исполнителем контролируется работником канцелярии или штабным работником инспектором по контролю до тех пор, пока исполнитель соответствующим образом подготовит ответ на запрос или какой-либо иной документ не исполнит его, о чем делается отметка в журнале или контрольной регистрационной карточке.

Для удобства работы с документами каждый исполнитель включая и руководителя компании должен иметь у себя четыре папки:. Из последней папки документы подшиваются в номенклатурное дело, которое ведет сам. Не рекомендуется передавать исполненные документы непосредственно без наличия у них доверенности на такое получение представителям тех организаций, чьи документы исполнялись, или гражданам, обращавшимся в компанию с заявлениями или жалобами, минуя канцелярию.

Определенная часть документов, поступающих в компанию. Не требует письменного ответа. В частности, это нормативные правовые акты органов государственного и местного управления, содержащие отдельные требования общего характера.

Исполнение таких документов заключается в выполнении сотрудниками компании указанных требований. Процедура прохождения исходящих из компании документов включает в себя несколько этапов:. Следует учитывать, что все исходящие из компании документы можно разделить на три группы:.

Каждая из этих групп имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Например, подготовка отчетных документов производится, как правило, по установленным компетентными государственными органами типовым формам и при наличии необходимых цифровых данных не представляют какой-либо сложности.

Подготовка ответов на запросы или деловые предложения требует аргументированной краткости и полноты содержания, а должна учитывать необходимость соблюдения коммерческой тайны компании. Во всех случаях, как подтверждает практика, подготовка исходящего документа на начальном этапе производится рядовым сотрудником компании.

Далее проект подготовленного документа должен быть просмотрен непосредственным начальником исполнителя например, начальником отдела и после необходимой корректировки и доработки пройти согласование в заинтересованных службах компании правовой, финансовой, плановой и т. После визирования документа руководителями заинтересованных служб он при отсутствии существенных замечаний со стороны визирующих представляется для подписания первому руководителю компании или курирующему соответствующее структурное подразделение его заместителю.

Подписанные руководителем компании документы как минимум в двух экземплярах передаются для регистрации и последующей отправки в канцелярию: один экземпляр для отправки адресату, второй - для хранения в номенклатурном деле. Если исполнитель документа тоже хочет иметь копию документа, он должен сам заранее об этом позаботиться.

Государственный стандарт ведения документооборота требует, чтобы в нижней левой части последнего листа отправляемого из компании документа, ниже подписи руководителя компании, были напечатаны должность, фамилия и инициалы исполнителя, номера его служебного и сотового телефонов, а на копии документа, остающегося на хранении в номенклатурном деле, - его личная подпись.

Таковы, в самых общих чертах, требования к ведению документооборота в ТОО и практически в любой компании, независимо от вида собственности и ее организационно-правовой формы. Персональные настройки. Включить уведомления. В других СМИ. Организация делопроизводства и документооборот компании А. Лобков, юрист, эксперт по бизнесу. Фото : 10 января , Документы, которые должны быть в каждом ТОО, условно можно разделить на следующие группы: 1.

Учредительные и правоустанавливающие документы: - учредительный договор и устав; - свидетельство о государственной регистрации; - статистическая карточка; - свидетельство налогоплательщика; - свидетельство о праве собственности на земельный участок или праве временного землепользования на условиях аренды; - свидетельство оправе собственности на недвижимое имущество или договор аренды этого имущества; - лицензии на право осуществления уставных видов деятельности, требующих лицензирования.

Организационные документы: - структура и штатное расписание ТОО; - приказ о распределении служебных должностных полномочий руководителей ТОО если их несколько ; - положения о структурных подразделениях, общественных организациях, филиалах и представительствах ТОО; - должностные инструкции сотрудников наемного персонала ТОО; - другие документы внутреннего обращения инструкции, методические рекомендации и т. Документы управленческой деятельности: - протоколы общих собраний участников ТОО; - протоколы заседаний других органов ТОО правления, наблюдательно совета, ревизионной комиссии ; - приказы руководителя ТОО по основным вопросам хозяйственно-финансовой деятельности; - нормативные правовые акты государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности ТОО; 4.

Кадровые документы: - индивидуальные трудовые договоры с сотрудниками; - коллективный договор; - личные дела личные карточки сотрудников; - приказы по штатным вопросам и личному составу; - трудовые книжки сотрудников; - материалы рассмотрения трудовых споров, жалоб заявлений сотрудников, а также расследования фактов нарушения трудовой дисциплины и несчастных случаев на производстве; 7.

Документы по договорной работе: - хозяйственные договоры контракты и переписка по ним с деловыми партнерами; - исковые заявления в судебные органы и их решения, а также переписка по их исполнению; - нормативные правовые акты, относящиеся к договорной работе.

Исходящие документы

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

Журнал регистрации входящих документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Визируем документы правильно

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа СМДО в модуле Канцелярия "ПК Делопроизводство"

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Документооборот в организации: схемы, учет, анализ. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы. Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и использования номенклатуры дел организации. Формирование и оформление дел в делопроизводстве. Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления делопроизводство , правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела.

Обработка документов.

Активировать демодоступ. Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов. Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний. Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними — разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации.

Как правильно визировать входящие документы

Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения. Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией в крупных учреждениях , либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме рис.

Обработка документов

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. agswinaggia

    Фраза удалена

  2. psychunib

    Я считаю, что Вы не правы. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM, пообщаемся.

  3. meopromti

    По моему мнению Вы допускаете ошибку. Могу это доказать. Пишите мне в PM, поговорим.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных